Государственные и значимые мероприятия.
Встреча делегаций
Официальная встреча для приглашённых делегаций. Регламент, гостевой сервис и техническая подготовка согласуются с принимающей стороной.
Задача заказчика
Нужно учесть статус гостей, порядок прибытия и разные требования к сервису. Любое изменение должно проходить через ответственного со стороны заказчика.
Подойдёт: Представительский зал с отдельными переговорными.
Наше решение
Фиксируем регламент и список согласований до заказа. Готовим схему встречи, рассадку, технические проверки и питание. На площадке команда действует по утверждённому плану.
Состав проекта
Согласования
Списки, маршруты, рассадка и график по требованиям организатора.
Рабочие встречи
Переговорные, техника и перевод по подтверждённой потребности.
Приём
Меню с учётом ограничений, команда сервиса и координаторы.
Программа.
Время и наполнение согласуем под задачу и состав гостей.
- Прибытие делегаций
- Общая встреча
- Переговоры
- Приём
Бюджет
по составу.
Сумму рассчитаем после брифа. В одной смете покажем основной состав, отдельные опции и условия изменения количества гостей.
- Пространства
- Зал, переговорные, мебель и доступ.
- Рабочая часть
- Техника, перевод и оформление.
- Сервис
- Питание, персонал и координация маршрутов.
Где можно
оптимизировать.
Сравниваем условия площадок и подрядчиков. Возможности экономии проверяем до заказа.
Техника по потребности
Состав перевода и оборудования утверждаем после проверки программы.
Готовые переговорные
Ищем комплекс с нужными комнатами и существующей инфраструктурой.
Что вы получите
Внимание к гостям
Порядок встречи, места и сервис учитывают требования принимающей стороны.
Чёткая ответственность
У каждого участка есть исполнитель и порядок согласования изменений.
До первого
разговора.
Можно изменить число гостей?
Да. Проект показывает пример масштаба. Проверим вместимость площадки и пересчитаем питание, команду и оборудование под ваш состав.
Что нужно для расчёта?
Повод, ориентировочная дата, количество гостей и пожелания к программе. Если часть деталей неизвестна, предложим варианты.
Кто ведёт подготовку?
Организатор S&P собирает команду и ведёт общий план. Согласования, смета и изменения проходят через одного ответственного.
